Quem nunca participou de uma reunião e terminou cansado, frustrado ou com a sensação de tempo perdido?
É muito comum encontrarmos pessoas destreinadas ou inexperientes conduzindo reuniões, que muitas vezes não foram nem minimamente organizadas. O resultado disso são reuniões improdutivas, cansativas, sem propósito definido e sem foco.
Estar à frente de uma reunião vai além de saber do assunto.
A pessoa precisa compreender muito bem como funciona a facilitação. Entender a importância da escuta qualificada, da fala intencional, entre outros elementos. Dessa maneira, durante toda a reunião, ela conseguirá passar a informação de forma coerente. Além disso, também poderá proporcionar abertura de fala para todos os participantes, cuidando de tudo que eles precisam para ter uma conversa significativa.
A facilitação de grupos é exatamente isso: uma pessoa treinada, com experiência, consciente do poder da intencionalidade e capaz para planejar, desenvolver e conduzir diversos tipos de reunião.
Contar com um facilitador de grupos é ter a certeza de que haverá um ambiente de construção conjunta qualificado e o máximo de entendimento entre todos.
Independentemente do tamanho do evento ou reunião, é imprescindível ter um facilitador. Esse profissional ajuda na resolução de questões específicas e instiga que novas ideias venham de todos os envolvidos.
Categorias de facilitação de grupos da Design de Conversas
Facilitação de Grupos Pontual
Essa categoria de facilitação de grupos é realizada para um evento específico, seja de um dia ou mais. É uma ação pontual para um evento, workshop, reunião etc.
Na maioria das vezes, o profissional envolvido é o designer de processos colaborativos.
Facilitação de Grupos com Processos Contínuos.
Essa categoria de facilitação de grupos é voltada para processos mais longos, que não se resumem a um evento específico.
Os profissionais envolvidos são o designer de processos colaborativos, e geralmente quem contrata seus serviços são profissionais de RH, governança e de comunicação interna da empresa.
Será realizado o engajamento de atores em processos, como:
- Desenvolvimento de planejamento estratégico.
- Movimentos e redes multiatores.
- Desenvolvimento de produto.
- Jornada do cliente.
- Implementação de processos internos nas organizações (novo processo, novo sistema, novo software etc).
- Processo de implementação de nova cultura organizacional.
- Processo de implantação de práticas ESG.
- Projetos que envolvam pesquisa de campo e oficinas com multiatores, entre outros.
- Processos de Design Thinking.
- Jornadas de aprendizagem.
Etapas do processo de construção da facilitação de grupos da Design de Conversas
- Briefing Esta é a primeira etapa de construção desse tipo de processo.
A Design de Conversas irá escutar o cliente e fazer perguntas pontuais para compreender a complexidade e nuances do contexto geral do trabalho em questão. - Proposta comercial
Com o briefing pronto, a Design de Conversas irá realizar reuniões internas com a equipe de facilitadores para desenhar a proposta de processos de fluxos de trabalho. A partir daí, a proposta comercial será elaborada.
- Preparação e realização
Após a aprovação da proposta comercial, será iniciado o processo de imersão e preparação da facilitação de processos.
Nesta etapa, por meio de muito diálogo e pesquisa, a Design de Conversas irá alinhar todas as possibilidades e organizar a melhor forma de trazer a facilitação ao grupo em questão.
Essa é uma das fases mais importantes, porque através dela surgirá o resultado da facilitação do grupo.
- Feedback
Para manter todo o processo vivo, em trabalhos com mais de uma etapa, a Design de Conversas irá realizar reuniões de feedback e avaliação para eventuais adequações da pauta.
- Relatório Final
No final do processo, será elaborado um relatório onde estarão detalhadas todas as atividades e processos realizados, apresentando uma meta análise da equipe de Design de Conversas. O relatório é opcional.
- Avaliação
No final do projeto, a Design de Conversas irá enviar uma avaliação para todos os envolvidos, por parte do cliente. Isso ajudará na identificação de diferentes níveis de entrega, relacionamento e resultados obtidos.
A facilitação de grupos é um processo criativo que funciona em diferentes tipos de metodologias, criando convergência e alinhamento das pessoas envolvidas no processo.
A Design de Conversas atua nesse campo há mais de 10 anos, criando sinergia e harmonia entre pessoas, em grandes ou pequenos eventos e reuniões. Isso tudo traz mais engajamento e produtividade para o dia a dia.